Tecnica del pomodoro: più produttivi nel lavoro e nello studio

Ben tornati amici cari, oggi vi parlerò di uno strumento che può venirvi in aiuto in questi giorni di lavoro un po’ difficile.

Dopo aver affrontato cosa sia smart working, telelavoro e home working in questo post e aver visto come affrontare al meglio il lavoro da casa in questo post, ora entriamo più nel dettaglio e cerchiamo di capire come organizzare il lavoro al massimo.

Come si può sfruttare al meglio il tempo, senza rischio di distrazioni continue? Con la tecnica del pomodoro!

Tecnica del pomodoro: cos’è?

La tecnica del pomodoro è una strategia sviluppata verso la fine degli anni Ottanta dallo studente italiano Francesco Cirillo, che permette di ottimizzare la gestione del tempo aumentando la capacità di concentrazione. Si chiama tecnica del pomodoro perché nasce da un timer da cucina a forma di pomodoro… molto italiano, non trovate?

La tecnica è piuttosto semplice e tanto banale quanto efficace, tanto che è conosciuta e usata in tutto il mondo da lavoratori, freelance e studenti.

Tecnica del pomodoro: come funziona?

Come abbiamo detto, la tecnica del pomodoro è semplicissima, fin troppo. Tutto quello che serve è un timer. Il timer può essere quello della cucina o semplicemente quello del telefono. Se proprio volete essere super professionali ci sono anche app dedicate alla tecnica del pomodoro.

Ora che siete muniti dello strumenti principale passiamo alla tecnica vera e propria, riassumibile in 6 step:

Una volta che hai il timer, segui queste 6 regole semplicissime per applicare la tecnica del pomodoro:

1. Individuare l’attività da completare e stilare una lista, magari provando a definire anche la durata di ogni attività
2. Impostare il pomodoro a 25 minuti
3. Lavorare sull’attività per 25 minuti, senza nessuna distrazione
4. Quando il pomodoro suona, mettere una X vicino al nome dell’attività terminata
5. Fare 5 minuti di pausa e ricominciare con un altro pomodoro e un’altra attività
6. Ogni 4 pomodori, fai una pausa più lunga (15-30 minuti)

Per ogni attività possono volerci più pomodori, per altre attività meno di un pomodoro. Tenere traccia di tutto consentirà di poter avere un quadro completo del lavoro che si ha svolto e sarà utile anche per programmare i lavori futuri.

Perché la tecnica del pomodoro funziona?

La tecnica del pomodoro è semplice, ma efficace. Questo perché permette, con poco sforzo, di fissare obiettivi e organizzarli per priorità, dando scadenze su cui mantenere attenzione e concentrazione. In altre parole:

• Costringe a pianificare nei minimi dettagli. Con la tecnica del pomodoro la prima cosa da fare è infatti quella di completare una lista di obiettivi REALIZZABILI in ordine di priorità e stimare quindi in anticipo con che tempi e sforzi si andranno a completare. Se si ha un solo macro obiettivo il consiglio è quello che “spacchettarlo” in tanti piccoli obiettivi, in modo da poter tenere la concentrazione alta per ogni step del processo. In poche parole, si evita il multitasking e aumenta la produttività. Inoltre, come già detto, consente di tenere traccia dei tempi effettivi che vengono dedicati ad ogni attività, così da poter pianificare sempre meglio i lavori futuri.
• Aiuta a combattere la pigrizia. Credo che uno dei punti forti di questa tecnica sia quella di riuscire bene a gestire le crisi di pigrizia. Mi spiego meglio: se è una giornata no e ci sentiamo deconcentrati e poco produttivi, utilizzare il “pomodoro” come unità di misura delle attività può venire d’aiuto nell’affrontare le nostre diverse mansioni. Non dedicheremo tutta la giornata a un progetto, ma un tempo ben stabilito, durante il quale, se la concentrazione è massima, riusciremo a produrre bene e con passione. Definire l’area temporale in cui muoverci può dare infatti quella spintarella che serve per partire con i nostri progetti giornalieri.
• Concentrazione al top! Il tempo limitato del “pomodoro”, ovvero dei 25 minuti, ci invita a lavorare a testa bassa. Sempre perché non siamo in balia della giornata e degli eventi, ma abbiamo uno scopo ben preciso, che viene scandito da un tempo preciso e definito. Un’attività alla volta.

Come usare al massimo la tecnica del pomodoro e ottenere risultati migliori

Per applicare la tecnica del pomodoro in modo efficace occorre sottostare a qualche regolina fondamentale:

• Attento alle distrazioni! Se qualcuno o qualcosa porta una distrazione, il pomodoro si considera come mai caricato: prima di ricominciare l’attività bisogna quindi caricare un nuovo pomodoro e i 25 minuti ripartono da capo.
• I 25 minuti sono tassativi, non prolungare il lavoro, lascia lì tutto una volta suonato il timer. Staccare è necessario per poter rimanere concentrati più a lungo successivamente e quindi lavorare (o studiare) meglio.
• La pausa tra un pomodoro e l’altro è obbligatoria, ma di soli 5 minuti, durante i quali è possibile alzarsi o bere un bicchiere d’acqua. Non attaccatevi al telefono perché altrimenti i 5 minuti diventeranno 50! Necessaria è anche la pausa di 15-30 minuti che deve essere osservata dopo 4 pomodori. Come la concentrazione delle essere massima durante le diverse sessioni, così anche le pause devono essere prese seriamente, per consentire una perfetta concentrazione per le sessioni a venire.
• Come già detto è importante fare una stima della durata di un’attività, in modo da avere degli obiettivi ancora più visibili.
• Programmare orario di lavoro e dello svago, ti consente di creare uno spazio mentale sicuro dove muoverti e lavorare (o studiare) in modo più produttivo.
• Frutta le pause in modo intelligente: come dicevo prima consiglio di non aprire Facebook, non controllare email e messaggi. Sconsiglio poi di pensare alle attività da svolgere dopo. I minuti di pausa hanno una loro valenza specifica proprio perché invita a staccare, se si continua a lavorare non porterà nessun beneficio.

Come utilizzare al meglio i minuti di pausa?

Per sfruttare le pausa in modo intelligente consiglio alcune attività molto semplici: bere un bicchiere d’acqua, prendere un caffè, fare dello stretching. Se si lavora da casa può essere una buona occasione per fare la lavatrice, piegare i panni stesi o lavare i piatti. Insomma, l’importante è utilizzare quel tempo per muoversi e dedicarsi a un’attività manuale che aiuti a far riposare la mente.

Per concludere

La tecnica del pomodoro può essere un modo per aiutarvi a gestire meglio le distrazioni e le scadenze quando si lavora da casa e non si è molto abituati.

Certamente, come direbbe la mia amica Marilisa, se si hanno dei figli in casa il timer della tecnica del pomodoro non è necessario, perché ci penseranno loro a scandire i minuti. Tra un “mamma” e l’altro però vi garantisco che la concentrazione è massima!

Avete domande o suggerimenti?

Scrivetemi nei commenti!

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